スカウト送信数の逆算ツール

送信数の逆算とは？

スカウトは、送った人の全員が返信するわけではありません。返信した人の一部が面談に進み、面談した人の一部が入社します。段階を1つ進むたびに人数が減るので、採りたい人数より多くの人に送る必要があります。

どれだけ多く送ればよいかは、段階ごとの率で決まります。このツールは、その率を利用者が自社の記録から入れる作りです。既定の率は置いていません。職種・媒体・文面・時期で率は大きく変わり、他社の率を当てはめると計画が外れるからです。

逆算の結果は、送る量の目標になります。足りないと分かれば、送る量を増やすか、途中の率を上げる手を打つかを早めに決められるでしょう。採用が終わってから「送る数が足りなかった」と気づくのを防ぐのが、この計算の役目です。

逆算の式と切り上げ

式を1本にまとめると、送信数は採用人数を3つの率の積で割った値になります。3つの率の積は「送信から採用までの率」です。結果の欄には、この率と「採用1人に要る送信」も並べて出します。

切り上げは、面談や返信が人の数だからです。計算上の面談が3.2件なら、3件では目標に届きません。4件を目指す必要があります。このツールは段階ごとに切り上げるので、少し多めの、足りなくならない側の数が出ます。

そのため、必要な送信数を採用人数で割った値は「採用1人に要る送信」より大きくなることがあります。前者は段階ごとの端数を足し込んだ計画の数、後者は端数を入れない率の逆数です。計画には前者を使ってください。

欄は、採用人数と3つの率が必須です。空欄を0や既定の率に読み替えて計算することはしません。率が0%の段階があると割り算ができないため、その場合も結果を出しません。

3つの率の取り方

たとえば返信率に辞退の返信を含めたなら、面談化率の分母にも辞退した人を含めます。返信率だけ前向きな返信に絞り、面談化率の分母に全部の返信を使うと、同じ人の扱いが段階で食い違います。返信率の測り方と目安の読み方はスカウトの返信率の解説にまとめました。

面談化率と面談設定率は別の指標です。面談設定率は送信数を分母にした率で、返信率と面談化率を掛けた値にあたります。このツールで面談設定率しか記録が無いときは、返信率の欄に面談設定率を入れ、面談化率を100%にすれば同じ計算になります。数え方と上げ方は面談設定率の上げ方で扱っています。

率は、同じ職種・同じ媒体・近い時期の記録から取ります。複数の媒体を混ぜた率は、媒体の配分が変わると使えなくなります。媒体ごとに計算し、送信数を足し上げる方が計画は外れにくいはずです。

記録が無い段階は、仮の値を決めて入れるしかありません。その場合は、仮の値であることを計画に書き添えます。最初の数週間で実績が出たら、その数字に入れ替えて計算し直してください。

採用は入社で数える

内定で数えたい場面もあるでしょう。ただ、内定を多めに出して後から人数を絞る運用は取れません。最高裁の昭和54年7月20日の判決は、大学卒業予定者の採用内定で、解約権を留保した労働契約が成り立つと認めました。

同じ判決は、内定を取り消せる場合を限っています。内定の時点で知ることができず、知ることも期待できなかった事実があり、取り消しが客観的に合理的で社会通念上相当な場合です。事例は新卒のもので、中途採用の内定にどう当てはまるかは個々の事情で判断されます。

計画の上では、内定の数は「出したら戻せない数」と考える方が安全です。採用率は面談から入社までを1つの率にし、内定から入社までの減り方もその中に含めます。内定の段階を別に見たいときは、面談から内定、内定から入社の2つの率を掛けて採用率の欄に入れてください。

採用率を上げる手は、選考の基準を下げることではありません。厚生労働省の「公正な採用選考の基本」は、職務に必要な適性・能力を持っているかで選ぶよう求めています。本籍地や家族の職業のような、本人に責任のない事柄は基準にしないことも挙げています。採用率は、職務に合う人に送れているかを映す数字として読みます。

期間と1週あたりの数

送ってから入社するまでには時間がかかります。返信は送信の数日後に来ることがあり、面談から内定、内定から入社までにも週がかかるでしょう。入社の日から逆にたどると、最後のスカウトを送れる週が決まります。このツールの期間には、その「送れる週」の数を入れてください。

1週あたりの数は、送信数を週数で割って切り上げた値です。週ごとに同じ数を送る前提なので、繁忙期で送れない週があるなら、その週を除いた週数で割ります。媒体や契約によっては、送れる通数に上限があります。出た数が上限に収まるかは、契約の内容で確かめてください。

週ごとの返信数と面談数は、進み具合を見る目印になります。2〜3週続けて返信が目印を下回ったら、率の見込みが高すぎた合図です。その時点の実績で率を入れ直し、残りの週で送る数を出し直します。

どの率を上げると効くか

• 返信率: 件名と冒頭で、なぜその人に送ったかが伝わるかで動きます。文面の点検はスカウト文の点検ツール、書き出しの型はスカウト文の例文集で用意しています。
• 面談化率: 返信への答えの速さと、日程の決めやすさで動きます。返信が来てから日程が決まるまでの手数を減らすのが中心です。
• 採用率: 送る相手の条件の合い方と、選考の進め方で動きます。面談で初めて条件の食い違いが分かるなら、送る前の絞り込みを見直します。

どれを先に手直しするかは、今いちばん低い率から考えると決めやすくなります。同じ割合だけ上げるなら、低い率の方が上げる余地が大きいからです。ただ、返信率を上げようと送る相手を広げると、採用率が下がることもあります。率は1つずつではなく、3つの積で確かめてください。

このツールで、率を1つだけ変えた計算を並べてみると効き目がつかめます。今の率で1回、手直しの後に見込む率で1回計算し、送信数の差を見ます。見込む率は願望ではなく、手直しを試した週の実績で入れるのが筋です。

この計算で分からないこと

• 送信数が、媒体で条件に合う人の数より多ければ、計画は成り立ちません。検索で絞った人数と並べて確かめます。
• 条件に合う人から順に送るので、送る量を増やすほど率は下がりやすくなります。大きく増やすときは、率を低めに見て計算します。
• 記録の母数が小さいと、率は偶然で大きく振れます。数人の実績から出した率は、仮の値として扱います。
• 採りにくさは職種で違い、同じ文面でも率が変わります。職種をまたいだ率の流用は避けてください。

職種ごとの採りにくさは、厚生労働省の一般職業紹介状況が毎月公表する職業別の有効求人倍率で見られます。数字と推移は職業別の有効求人倍率の解説に表で載せました。職種ごとの採り方は、エンジニアの採用・施工管理・建設の採用・営業職の採用の各ページで扱っています。

送信数を費用につなげる

社内で送るなら、1通を書いて確かめる時間に送信数を掛けたものが、送る手間の見積もりになります。その時間を時給で金額にし、媒体の利用料と足して採用人数で割ると、採用単価の見込みが出せます。計算は採用単価の計算ツールで行えます。出した単価を公的な調査と比べる方法は、採用単価の平均を公的統計で読む記事にあります。

外に任せる場合、送信数の多さがそのまま費用になるとは限りません。送信の量で払う型もあれば、面談や入社の数で払う型もあります。面談課金なら、この逆算の「必要な面談数」が費用の見積もりの起点になるでしょう。型の違いは面談課金の仕組みと人材紹介の手数料の解説で整理しています。

PINSCOUTの場合

出典